Привет! Был точно такой же ад. Месяц назад по совету коллеги поставил специальный бот, который сам сделал. Никаких специальных знаний не требуется, если делать через сервис domino и стоит недорого. Это просто спасение: клиенты сами выбирают время в календаре прямо в боте, автоматически получают напоминание. Мне даже CRM отдельная не нужна — там внутри и карточки клиентов, и история. Освободило кучу времени.